Khuyến Mãi
Hướng Dẫn Mua Hàng
Ðặt Hàng
Trước khi lưu trữ tài liệu bạn phải có một vị trí lưu trữ tài liệu tốt, đảm bảo các tiêu chí sau:
- Kho tài liệu cần phải thông thoáng, tránh tình trạng ẩm mốc làm hư hại tài liệu. Có thể dùng hóa chất hút ẩm để chống ẩm mốc cho tủ hồ sơ hoặc hộp đựng tài liệu.
- Thường xuyên lau chùi, kiểm tra, giữ vệ sinh kho hồ sơ. Khử trùng hoặc dùng các biện pháp để chống mối mọt, côn trùng, chuột.
- Nếu phát hiện tài liệu bị ẩm mốc cần cách ly ngay để không bị lây lan sang các tài liệu khác.
Bạn cần lưu trữ tài liệu một cách khoa học để tránh hư hại đồng thời dễ dàng tìm kiếm cho lần sử dụng tiếp theo.
Cần xử lý tài liệu trước khi cất
Trước khi lưu trữ bất cứ tài liệu, giấy tờ nào bạn cần kiểm tra và đảm bảo chính xác các số liệu, mã số, dữ liệu để thuận tiện nhất khi xem lại lúc cần thiết.
Tài liệu nên được cất cẩn thận vào các bìa còng, bìa 3 dây, bìa hộp si hoặc cặp đựng tài liệu. Bên ngoài phải được ghi nhãn đầy đủ để có thể dễ dàng tìm thấy khi cần thiết.
Sắp xếp tài liệu, chứng từ vào tủ hồ sơ
Nếu bạn không có tủ hồ sơ thì có thể sắp xếp lên các kệ, giá. Tài liệu phải được sắp xếp theo thứ tự bên ngoài hộp theo tứ tự từ trái sang phải, từ trên xuống dưới.
Lập sơ đồ lưu trữ
Nếu văn phòng của bạn có quá nhiều hồ sơ tài liệu thì bạn nên lập một sơ đồ dễ dàng quản lý vị trí tài liệu trong kho.
Chú ý khi đưa tài liệu ra sử dụng
Những tài liệu được lưu trữ trong kho tài liệu ít nhất một lần được bạn lấy ra để kiểm tra hoặc xem xét lại. Mỗi lần lấy ra để sử dụng cần chú ý đến tình trạng thực tế của tài liệu, nếu có hư hao hoặc phát hiện ra sai sót cần được khắc phục ngay.
Kiểm tra kho tài liệu định kỳ
Bạn cần có lịch trình kiểm tra kho tài liệu định kỳ đặc biệt là những giấy tờ, file hồ sơ quan trọng. Nếu có những tài liệu hư hỏng thì cần lập bản sao lưu nếu cần thiết.
